企业公章管理使用中的法律风险与防控

企业公章是企业身份和权利的证明，是企业意思表示外化的标识，是公司合同、公文、介绍信、证明信等具有法律文书性质的文件生效的凭证。通常而言，企业广义的公章包括狭义公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章以及法定代表人章等。

一、企业公章的管理、使用中可能存在的法律风险

企业刻制公章应当在当地公安机关指定的刻章单位刻制，且在企业撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时，旧印章应及时送交印章制发机关封存或销毁，或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。实践中，不乏因企业公章管理不善、使用不当造成法律风险甚至导致严重后果的实例。主要包括以下几个方面：

1、印章管理人监守自盗，擅自使用企业印章；

2、未经审批、登记，企业员工擅自使用企业印章；

3、印章管理人、印章使用人将企业印章外借他人使用；

4、未经在有关部门备案，擅自刻制印章；

5、已经在有关部门备案、正在使用的企业印章发生变化或印章被撤销的，未及时将变化情况向备案部门进行更新；

6、企业拥有多枚同类印章且均对外使用。

7、企业开具盖有公章的空白介绍信、合同、协议等法律文件造成的风险。

8、企业为追求收益，允许不具备资质的企业挂靠施工，甚至允许挂靠单位使用公司印章。

9、企业不重视管理项目部印章，对项目部印章管理不规范。

10、企业印章被仿冒后，未采取正确的应对措施，放任风险发生；

11、企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后，没有及时收回和销毁这些单位的印章，造成印章的流失，形成了潜在的法律风险。

二、企业应如何防范公章管理和使用的法律风险

企业公章出现在各经营环节，为避免公司印章使用过程中产生纠纷，建议严格日常管控，发生状况后及时采取救济错误，减小损失。

（一）日常管控方面

1、建立并严格执行印章刻制流程。刻制印章应当经过企业负责人审批，未经批准不得擅自刻制印章。经批准后，由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前，应下发印章启用文件并明确使用时限，未经启用的印章不能使用。

2、建立并执行规范的印章管理制度。明确企业各部门印章管理职责，规范企业各部门用印审批、用印监督流程，指定管理部门定期检查，做到有规可依、有章可循。禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时，公章使用人应经审批且进行登记及后续复核，并承担相应的工作责任。

3、加强印章管理岗位培训与教育。加强对印章管理岗位人员的培训，提高印章管理的技能和法律风险防范意识。印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确岗位职责。  

4、应当建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。完成审批流程后，印章使用部门或人员应填写统一的用印登记表，印章管理岗严格审核与申请用印内容、用印次数是否一致后方可用印，用印时不能离开印章保管人员的视线。

5、规范挂靠单位施工使用企业公章。事先须经企业指派的公章管理人员允许，并由企业指派的人员加盖。

6、加强对项目部印章、部门印章的使用管理，限定其用途和使用审批程序，不得用于对外签订合同或对外承诺及证明等材料。项目部和企业的部门要指定印章用印和保管人，建立使用台账，绝不允许分包方使用项目部印章。

7、企业所属部门发生变更或被撤销后，印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录；所属分公司注销后，在工商注销手续完成后，必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录；项目部关闭后，项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

8、加强内部管理，建立有效的内部监督防范机制，避免工作人员在企业等办公场所内采取伪造企业印章，伪造合同文件及证明文件等方式，诈骗相对人。

（二）事后补救方面

1、当企业发现公章遗失、被盗或者被私刻以及他人私自使用时，应当及时采取登报公示、报案、通知合作方等补救措施。

2、企业遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时，应及时向公安机关报案，追究仿冒人的法律责任。与此同时，企业还应在相关报纸上发布澄清声明，及时知会潜在客户；再次，及时通知仿冒合同的相对人，并通过协商或司法程序解决纠纷。

三、相关案例参考

案例1：薛启盟与山东兴康医疗器械有限公司、陈兴旺等民间借贷纠纷案

案号：【（2016）最高法民再194号】

法院：最高人民法院

裁判意见节选：

原审法院审理查明，兴康公司作出的案涉担保函上加盖的兴康公司的公章印文虽然与该公司在公安机关备案的公章印文不一致，但经鉴定，与兴康公司向相关国家机关报送的材料上加盖的公章印文是一致的。山东省济南市中级人民法院（2014）济民五终字第648号民事判决亦认定兴康公司在向案外人出具的《借款保证合同》上使用了与该公司备案公章印文不一致的公章。以上事实可说明兴康公司实际使用的公章并非只有在公安部门备案的一枚，兴康公司关于案涉担保函上加盖的该公司公章印文不真实的主张不能成立。另外，虽然案涉担保函上没有时任兴康公司法定代表人刘刚的签字，但加盖了刘刚的个人名章，刘刚本人对该名章的真实性未提出异议。陈兴旺在二审期间关于其私刻兴康公司公章和刘刚名章的陈述，因其本人与案件处理结果有直接利害关系，又缺乏其他证据佐证，本院不予采信。至于兴康公司提出的其在诉讼阶段出具案涉担保函与常理不符的主张缺乏依据，并不能证明案涉担保函不真实。故兴康公司关于案涉担保函不真实的主张不能成立。

案例2：青海创新矿业开发有限公司、洪英与青海创新矿业开发有限公司、洪英等民间借贷纠纷案

案号：【（2015）民申字第2537号】

法院：最高人民法院

裁判意见节选：

本案中，《担保保证书》上加盖的“青海创新矿业开发有限公司”印文虽经青海创新公司自行委托的鉴定机构认定与其在西宁市公安局备案的印章不符，但青海创新公司确认其曾使用过的公司印章不止一枚，洪英难以有效识别《担保保证书》上加盖的“青海创新矿业开发有限公司”印章是否为青海创新公司曾使用过或正在使用或在公安局备案登记的印章。本案并非《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第五条第一款规定的情形。因此，二审判决认定两份《担保保证书》均对青海创新公司具有法律约束力、青海创新公司应当向洪英承担担保责任，并无不妥。

▌案例分析：

公章有效性与合同效力密切相关，在商事实践中，有的企业出于某些因素的考虑会存在有多枚印章的情况，也有企业人员出于非法目的而伪造公司印章等，对于上述各种不同的类型，小编认为应该结合案件当事人的证据以及个案的庭审事实查明情况来进行具体认定，并不能一概而论。

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